Workflow management ou La gestion du flux de travail est le processus de création et d’optimisation des flux de travail pour améliorer la coordination et l’efficacité de votre équipe. Mais qu’est-ce qu’workflow management ?
Un workflow management est une série d’activités que vous effectuez pour atteindre un objectif ou un résultat spécifique. Par exemple, le processus de recrutement de nouveaux employés. Ce flux de travail comprend des activités comme la création d’une description de poste, la sélection des talents, la présélection des candidats, etc.
Le workflow management de travail est en fait un sous-ensemble de la gestion des processus opérationnels.
La principale différence entre eux est que:
• La gestion du flux de travail se concentre sur l’organisation des personnes ou les instructions pour s’assurer que vous suivez les étapes correctes pour une tâche.
• D’autre part, la gestion des processus d’affaires est une approche de haut niveau qui se concentre sur la coordination de tous les processus d’affaires dans une entreprise afin d’améliorer l’efficacité.
Comment mettre en œuvre la gestion du flux de travail ?
En utilisant le système de gestion de flux de travail qui est un logiciel qui permet d’automatiser et de gérer vos flux de travail facilement.
Pourquoi en as-tu besoin ?
1. Processus simplifiés : la gestion du flux de travail vous permet de cartographier les processus dans un flux de travail spécifique pour obtenir une vue d’ensemble de haut niveau. Vous serez en mesure de repérer les processus inutiles ou répétables qui ne font que gaspiller le temps et la productivité de votre équipe.
2. Réduction du travail manuel et de l’erreur humaine : L’utilisation d’une feuille de calcul est un processus manuel – où vous devez passer du temps à mettre à jour manuellement le fichier.
Non seulement cela est fastidieux et chronophage, mais cela augmente aussi le potentiel d’erreur humaine. Des délais erronés aux noms de tâches mal orthographiés, il y a beaucoup de choses qui peuvent mal tourner. Mais avec un système de gestion de flux de travail, vous pouvez automatiser ces processus.
3. Meilleure transparence et responsabilisation :
La plupart des systèmes de gestion du flux de travail mettent clairement en évidence toutes les données liées à un flux de travail.
Par exemple, un logiciel de gestion de projet vous montre :
Les tâches que votre équipe doit accomplir
Quand devrait-on terminer chacun d’eux ?
Qui est affecté à une tâche précise
Et comme vous savez qui est responsable d’une activité particulière, il y aura une meilleure reddition de comptes dans toute l’équipe. Dites adieu à la micro gestion de votre équipe !
4. La Communication efficace
Quand il y a une meilleure visibilité sur ce qu’il faut faire, il est facile d’avoir tout le monde sur la même page au sujet de la tâche ou du projet. Cela aide les membres de l’équipe à mieux comprendre les préoccupations et les questions des autres rapidement.
De plus, les flux de travail facilitent grandement le suivi des tâches de chaque membre de l’équipe.
5. Évolutivité facile
Chaque fois qu’un nouvel employé termine une étape, l’outil le guide automatiquement vers la prochaine étape du processus. De plus, dans un flux de travail automatisé, les tâches ne dépendent plus entièrement d’une personne.
Comment mettre en œuvre la gestion du flux de travail en 4 étapes simples ?
1. Déterminer les processus répétitifs
Comme votre objectif est de créer un flux de travail automatisé, la première étape consiste à identifier les processus reproductibles dans votre flux de travail.
2. Déterminer qui est responsable de chaque étape et visualiser le flux de travail
Vous devez identifier les personnes responsables de chaque étape pour clarifier les rôles et les responsabilités. De cette façon, vous saurez également quelles informations quelqu’un a besoin pour accomplir la tâche rapidement et la façon la plus rapide de procéder est d’utiliser un diagramme de flux de travail.
3. Formez votre équipe
Aidez votre équipe à comprendre comment le système de gestion du flux de travail simplifiera sa vie.
4. Mettre en œuvre le flux de travail
Une fois que votre équipe est à l’aise avec les nouveaux processus, vous devez mettre en œuvre le flux de travail.
Conclusion
La gestion du flux de travail est un moyen infaillible de stimuler la productivité de votre équipe.
Heureusement, tout ce dont vous avez besoin est un puissant outil de flux de travail comme BYB (Boost Your Business) pour automatiser et gérer vos tâches. En vous aidant à assigner des tâches pour suivre la progression du flux de travail, cette application de flux de travail peut gérer tout ce que vous lui lancez.
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